Il 7 Novembre 2023 si è tenuto a Roma il lancio ufficiale della “Comunità Italiana dei Data Steward”, nel contesto del primo meeting in presenza del Centro di Competenza ICDI. Più di cinquanta professionisti, provenienti sia da Università che da Istituti di Ricerca ben distribuiti sul territorio nazionale, si sono riuniti presso la sala conferenze dell'ICCU, Istituto Centrale per il Catalogo Unico, nella Biblioteca Nazionale Centrale di Roma, per una giornata di confronto e discussione sul ruolo degli specialisti nel supporto alla gestione dei dati in Italia e sulle sfide e obiettivi della nuova comunità.

Il "data steward" è una figura professionale a supporto del ricercatore nella pianificazione e gestione attenta e responsabile dei dati della ricerca durante tutto il loro ciclo di vita. Il concetto di “data stewardship” è relativamente nuovo e raccoglie sotto lo stesso cappello numerose funzioni e attività di supporto (1, 2, 3).

La definizione, le funzioni e le attività di un data steward dipendono molto spesso dall'organizzazione dell’istituzione presso cui lavora. Nonostante ciò, questi professionisti sono tutti accomunati da una o più competenze trasversali nella gestione dei dati di ricerca (disciplinari, informatiche e tecniche, legali) e dal loro ruolo di intermediari fra i ricercatori (ovvero i principali produttori e utilizzatori di dati di ricerca), le infrastrutture e l’organizzazione della ricerca.

L’incontro del 7 Novembre è stato il punto di arrivo di un processo iniziato in occasione dell’Open Science Cafè svoltosi ad Aprile 2023 (4, 5) durante il quale l’Università di Bologna ha presentato il proprio servizio di supporto alla ricerca in materia di Research Data Management. Contestualmente, è stato lanciato un sondaggio attraverso cui condurre una mappatura della presenza in Italia di figure professionali che svolgano le funzioni di supporto alla gestione dei dati della ricerca e che possano essere identificate con il titolo professionale di “Data Steward” o equivalenti.

Questo sondaggio è stato promosso all'interno del progetto europeo Skills4EOSC, coordinato da GARR, che ha l’obiettivo di creare una rete europea di centri di competenza per diffondere la cultura della Scienza Aperta. Tra le sue attività, Skills4EOSC prevede di attivare e supportare le reti professionali di data steward per rafforzare il lifelong learning attraverso lo scambio tra pari.

Attraverso il sondaggio, i cui risultati sono in corso di analisi, è stato chiesto ai partecipanti se nella propria istituzione fossero presenti figure di supporto alla gestione dei dati della ricerca. In caso di risposta affermativa, si chiedeva quindi di fornire informazioni circa il loro inquadramento professionale, le loro attività di supporto e, più in generale, l’organizzazione del servizio. Inoltre, i partecipanti al sondaggio sono stati invitati a manifestare il loro eventuale interesse ad essere coinvolti in un futuro percorso di condivisione e costituzione di una comunità nazionale.

Sulla base delle manifestazioni di interesse raccolte in questa fase, è stata attivata agli inizi di ottobre 2023 una mailing list per facilitare gli scambi all’interno della comunità nascente e per invitare tutti gli interessati all’incontro in presenza a Roma.

Il 7 Novembre sono state innanzitutto definite le sfide che la comunità dei Data Steward si troverà ad affrontare e intorno alle quali sarà chiamata a strutturare le sue attività. In particolare, le principali sfide emerse riguardano il riconoscimento e la crescita professionale di queste figure, nonché la necessità di un confronto tra pari volto a facilitare lo scambio di soluzioni a problemi della pratica quotidiana. Queste tematiche sono state al centro delle due sessioni partecipative che si sono svolte nel corso del meeting.

Durante il primo momento di confronto, la riflessione ha riguardato il ruolo del data steward, facendo emergere quelli che per la comunità sono i punti di maggiore attenzione. La definizione di un profilo professionale e di competenze è risultato il tema più caldo, sia per quanto riguarda il possibile inquadramento istituzionale di queste figure sia per la necessità di stabilire gli ambiti su cui articolare il supporto ai ricercatori. Queste incertezze sono state ricollegate alla necessità di un percorso di formazione specifico per data steward, nonché al fatto che la poca riconoscibilità di questa figura porta ad una scarsa risposta all’atto del reclutamento. È stato ritenuto necessario guardare all’esperienza europea per trarre ispirazione da quanto fatto in merito in paesi in cui la figura del data steward esiste da più tempo, come i Paesi Bassi.

Il data steward è stato identificato come un garante della riproducibilità e della qualità dei dati della ricerca, che deve svolgere un ruolo attivo di facilitatore in tutte le fasi del supporto alla   gestione del dato. Se da una parte la stesura di un Data Management Plan, spesso collegata ad obblighi di progetto, è stata individuata come la principale spinta per il coinvolgimento attivo dei ricercatori sulle tematiche di corretta gestione del dato, un ruolo di fondamentale importanza è stato riconosciuto anche alla formazione che i data steward devono portare avanti per sensibilizzare la platea su queste tematiche e, più in generale, sulla Scienza Aperta.

La seconda sessione partecipativa del pomeriggio si è focalizzata sulla definizione del ruolo di una comunità nazionale di professionisti dei dati di ricerca, proponendo ai partecipanti un dialogo tanto sulle aspettative di ciascuno quanto sulle possibili azioni da portare avanti all’interno della comunità. La discussione si è articolata su tre temi principali, ovvero quello della formazione dei data steward, quello del riconoscimento professionale e quello della condivisione di buone pratiche.

Riguardo la formazione, è stata ipotizzata l’organizzazione di attività di training, ad es. sull’utilizzo di strumenti specifici di utilità comune (come strumenti per la redazione dei DMP, sistemi di controllo delle versioni, FAIR implementation profiles) o su tematiche di interesse specialistico, da declinare se necessario nello specifico dominio disciplinare (e.g. aspetti legali e gestione dati sensibili).

La rilevanza dell’inquadramento per un riconoscimento formale della figura professionale, già emersa durante la prima discussione, si è confermata come una tematica particolarmente sentita. Il possibile ruolo della comunità in questa direzione è stato associato alla definizione di competenze minime del data steward che ne definiscano il profilo, nonché ad attività di sensibilizzazione rivolte a tutti gli interessati, dai ricercatori, alle istituzioni, ai decisori politici.

Il tema della condivisione all’interno della comunità di pratica ha permesso di rilevare l’esigenza di esempi pratici ed esperienze da condividere, col duplice obiettivo di imparare dai propri pari e di “non reinventare la ruota”. Si è dunque discusso delle possibili strategie da implementare per la condivisione e la comunicazione all’interno della comunità, ad esempio l’organizzazione di meeting periodici come occasione per aggiornarsi e confrontarsi. Anche in questo contesto è risultata rilevante la specificità disciplinare, tanto nelle pratiche da presentare quanto negli strumenti da condividere. Il primo meeting si terrà online il 13 dicembre e ne seguiranno altri a cadenza bimestrale. Gli spunti di discussione, così vari e articolati, forniscono una base importante su cui innestare le attività della comunità e dimostrano, unitamente alla grande partecipazione alla giornata del 7 Novembre, quanto la tematica sia attuale e sentita tra i professionisti che lavorano nel supporto alla gestione dei dati della ricerca. Riunire nella stessa stanza esperienze caratterizzate da gradi di maturità estremamente diversi ha garantito una ricchezza di punti di vista che è necessario tenere in considerazione per costruire una comunità che sia partecipata e risponda alle esigenze reali di chi la compone.

Le attività della comunità partiranno a breve, con un obiettivo già prefissato: incontrarsi nuovamente in presenza nel 2024, a Bologna.

Chi volesse unirsi alla comunità può inviare un’email a questo contatto: data-stewards@lists.icdi.it.

Resoconto a cura di:
Giulia Caldoni, Alma Mater Studiorum – Università di Bologna
Sara Coppini, Alma Mater Studiorum – Università di Bologna
Bianca Gualandi, Alma Mater Studiorum – Università di Bologna
Vittorio Iacovella, CIMeC – Centro Interdipartimentale Mente / Cervello – Università di Trento
Valentina Pasquale, Istituto Italiano di Tecnologia